En mi anterior entrada os he dejado un pequeño manual para usar Dropbox de manera eficaz, ya que es un sistema de almacenamiento en la nube que nos permite acceder a nuestros archivos desde cualquier ordenador.
Pero además a través de Dropbox podemos recibir archivos de forma organizada, lo cual puede resultar muy útil para trabajar por ejemplo con nuestros alumnos. Utilizando un formulario que explicaré a continuación (y que además podemos insertar en cualquier blog o página web), nos llegarán a nuestra cuenta de Dropbox los archivos que nos envíen y además se creará una carpeta distinta por cada usuario que nos envíe algún documento. La herramienta a utilizar es JotForm.
Vamos a explicar los pasos que tendremos que realizar para conseguirlo.
En primer lugar debemos tener una cuenta de Dropbox. Ya que en la anterior entrada ya explicamos cómo hacerlo, partiremos de la premisa de que ya tenemos la cuenta creada.
A continuación debemos acceder a www.jotform.com/dropbox y hacer click en "Create a Dropbox Form".
Al hacerlo, nos aparecerá otra ventana en la que tenemos que autorizar para utilizar nuestra cuenta de Dropbox para lo cual haremos click en "Login to Dropbox" y en la ventana que nos aparezca tendremos que introducir nuestro nombre de usuario y contraseña. Es importante en este momento no tener activada la opción de bloquear ventanas emergentes ya que sino la ventana que se debe abrir no lo hará. Si ocurre esto, tendréis que desactivar esa opción y volver hacer click en "Login to Dropbox".
Una vez hemos introducido nuestros datos de Dropbox, nos aparecerá una ventana para autorizar a JotForm a utilizar nuestros datos de Dropbox, por lo que tendremos que hacer click en "Permitir".
A continuación, se abrirá una ventana en la que veremos que JotForm está sincronizando con Dropbox y al terminar haremos click en "Next" (siguiente) para obtener los códigos HTML y poder embeber estos formularios en nuestro blog o página web y una dirección URL. Los podemos copiar y guardar en un documento, aunque más adelantes los podremos conseguir sin problema. Así que sin más haremos click en "Next" para configurar el formulario.
En este paso ya podremos configurar el formulario a nuestro gusto, ya que nos da muchas opciones. Y es a través de este formulario que crearemos mediante el cual nuestros alumnos (o cualquier persona) nos podrá enviar archivos que se descargarán directamente en nuestra cuenta de Dropbox.
Si hacemos click sobre cada uno de los campos (encima del texto) podremos editarlos, cambiando así las etiquetas y poniendo lo que consideremos oportuno. En este caso hemos puesto:
Nombre y apellidos
E-mail
Nombre del trabajo que se envía
Archivo a enviar
Botón de enviar
Si hacemos click sobre la cruz roja que nos aparecer al colocarnos sobre uno de los campos, lo eliminaremos de nuestro formulario y si hacemos click sobre la rueda dentada nos aparecerán las opciones avanzadas de configuración.
Además en la columna de la izquierda nos da la opción de configurar mucho más nuestro formulario introduciendo más campos y botones.
Una vez que hemos configurado el formulario a nuestro gusto, hacemos click en la pestaña superior "Instalación y incrustar" y ahí podremos compartir nuestro formulario por correo electrónico, en las redes sociales, obteniendo la URL o incrustándolo en nuestro blog o página web, que sería en este caso la opción más interesante.
Las personas que nos quieran de esta forma mandar un archivo, sólo tendrán que rellenar los campos del formulario y subir el archivo deseado.
Una vez que lo hagan, nos llegará a nuestro correo electrónico (el que tengamos configurado en nuestra cuenta de Dropbox) un aviso de que nos han enviado un archivo, con el nombre de la persona que lo haya hecho y los comentarios que nos hayan dejado.
A su vez, en nuestra cuenta de Dropbox se nos creará una carpeta llamada "JotForm", dentro de esta otra con el nombre que le hemos puesto al formulario (en este caso "enviar archivos y trabajos) y en ella se irán creando carpetas con el nombre y apellido de las personas que nos envíen archivos.
De esta manera, si tienes un grupo de alumnos que quieres que te envíen trabajos, podrás tener una carpeta de cada uno de ellos donde automáticamente se irán guardando todos los trabajos que te envíen.
Es una manera muy práctica y sencilla de ir organizando los archivos de manera automática, despreocupándote de dónde lo almacenas o de andar descargando adjuntos desde el correo.
Espero que os sirva de ayuda.
